Agentes de IA para propuestas y comunicación comercial en una empresa de ingeniería
Del correo que llega a la propuesta enviada y con seguimiento — manteniendo la decisión humana en los puntos críticos.
El cliente
Empresa de ingeniería y construcción con actividad nacional e internacional, especializada en proyectos técnicos, dirección de obra, consultoría, gestión de obra y soluciones de construcción industrializada.
Trabaja con promotores inmobiliarios, arquitectos, contratistas, entidades públicas y clientes industriales.
Por razones de confidencialidad, este escenario no identifica a una organización concreta. Representa un caso real de implementación desarrollado por Strong Answer para empresas con procesos comerciales y técnicos similares.
El reto
La empresa recibía a diario peticiones comerciales a través de varios buzones:
- Peticiones de propuesta
- Consultas técnicas
- Peticiones de presupuesto
- Invitaciones a licitaciones
- Peticiones de aclaración
- Cambios en el alcance de los proyectos
- Envío de planos y documentación
- Peticiones de seguimiento
- Comunicaciones de clientes y socios
Cada oportunidad obligaba a un empleado a analizar el correo, consultar documentación anterior y reunir información de varias fuentes. Gran parte de ese tiempo se iba en tareas repetitivas:
- Leer y clasificar correos
- Buscar propuestas anteriores
- Localizar referencias técnicas
- Detectar información que falta
- Preparar respuestas iniciales
- Crear documentos comerciales
- Actualizar el pipeline
- Hacer seguimiento de oportunidades sin respuesta
La información estaba dispersa entre Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, documentos Word, hojas de Excel y aplicaciones de gestión.
La solución
Implementamos un modelo de agentes de inteligencia artificial integrado con Microsoft 365.
La solución convierte un correo comercial en un proceso estructurado, desde la recepción de la petición hasta la preparación de la propuesta y el seguimiento de la oportunidad.
Componentes principales
Cinco agentes, un proceso
Cada agente se ocupa de una etapa. Juntos cubren el recorrido completo de una oportunidad comercial.
1. Triaje comercial
Analiza los correos recibidos e identifica empresa, contacto, tipo de petición, especialidad de ingeniería, localización, plazo de respuesta, documentación adjunta, prioridad, potencial comercial e información que falta. Después deriva al responsable adecuado.
- Nueva petición de propuesta
- Licitación
- Petición de presupuesto
- Cambio de proyecto
- Consulta técnica
- Documentación recibida
- Seguimiento comercial
- Socio o proveedor
- Comunicación administrativa
2. Cualificación de oportunidades
Convierte el contenido del correo en una ficha estructurada: nombre del proyecto, cliente, localización, tipo de edificio o infraestructura, superficie estimada, especialidades solicitadas, fase del proyecto, plazos, documentos recibidos y requisitos obligatorios. Cuando faltan datos, prepara un correo con las preguntas necesarias.
3. Búsqueda de conocimiento
Consulta la información interna autorizada — propuestas anteriores, proyectos parecidos, presentaciones, currículos del equipo, metodologías, referencias técnicas, tablas de precios, modelos de contrato y documentación de licitaciones — y presenta al responsable comercial lo más relevante para la nueva oportunidad.
4. Preparación de propuestas
Genera una primera versión a partir de las plantillas aprobadas: contexto, comprensión del proyecto, objetivos, alcance, especialidades, metodología, fases, entregables, equipo, calendario, supuestos, exclusiones, condiciones comerciales y próximos pasos. Los importes y las condiciones contractuales quedan sujetos a validación humana.
5. Comunicación y seguimiento
Prepara el correo de presentación de la propuesta para su revisión y aprobación. Tras el envío, registra la oportunidad en el pipeline y hace seguimiento de propuestas sin respuesta, peticiones de aclaración, reuniones, cambios y plazos de licitación — creando tareas en Planner, Lists o el CRM.
Una petición, de principio a fin
Un cliente solicita una propuesta de servicios de ingeniería y acompañamiento técnico de una planta industrial.
01
Análisis automático
El agente identifica: petición comercial, proyecto industrial, necesidad de ingeniería civil y eléctrica, documentación adjunta, plazo de respuesta de diez días y ausencia de información sobre la superficie total.
02
Cualificación
Se crea una oportunidad en el pipeline con los datos extraídos.
03
Búsqueda
El agente encuentra tres proyectos anteriores con características similares.
04
Preparación
Se genera una primera versión de la propuesta, con metodología, fases, entregables y referencias.
05
Validación
El director técnico confirma el alcance y el departamento comercial valida los importes.
06
Envío
El agente prepara el correo final; la propuesta sale una vez aprobada.
07
Seguimiento
Si no hay respuesta, el sistema prepara un correo de seguimiento cinco días hábiles después.
Tres niveles de autonomía
Lo que el agente hace solo, lo que necesita aprobación y lo que nunca hace — definido por escrito antes de arrancar.
Automático
El agente actúa sin intervención.
- Clasificación de correos
- Extracción de información
- Organización de adjuntos
- Creación de oportunidades
- Asignación de responsables
- Definición de prioridades
- Creación de tareas
- Avisos de plazos
Sujeto a aprobación
El agente prepara y espera a una persona.
- Respuestas comerciales
- Peticiones de información
- Propuestas
- Cambios en el alcance
- Importes
- Condiciones contractuales
- Envío de documentación al cliente
Restringido
El agente nunca envía esto por su cuenta.
- Compromisos financieros
- Contratos
- Cambios de precio
- Dictámenes técnicos finales
- Comunicaciones jurídicas
- Decisiones con impacto contractual
Es esa separación la que hace que la solución sea utilizable en una empresa donde una propuesta mal enviada tiene consecuencias contractuales.
Qué se busca conseguir
En un escenario de este tipo, los objetivos son:
- Reducir el tiempo de análisis de las peticiones comerciales
- Disminuir el tiempo de preparación de propuestas
- Centralizar el conocimiento de la empresa
- Garantizar coherencia en las comunicaciones
- Reducir las oportunidades olvidadas
- Mejorar el cumplimiento de plazos
- Aumentar la capacidad comercial sin crecer el equipo en la misma proporción
- Liberar a ingenieros y responsables de tareas administrativas repetitivas
Indicadores demostrativos
Los valores siguientes son objetivos de referencia para un proyecto de este tipo — no son resultados medidos en un cliente concreto.
- Reducción de entre el 50% y el 80% en el tiempo de preparación de la primera versión de una propuesta
- Clasificación inicial de los correos en menos de un minuto
- Menos tiempo dedicado a la búsqueda de documentos
- Seguimiento del 100% de las propuestas abiertas
- Menos peticiones comerciales sin respuesta
- Mayor reutilización del conocimiento y la documentación existentes
Qué hace Strong Answer
Analizamos los procesos actuales de la empresa y desarrollamos una solución adaptada a su realidad. El proyecto puede incluir:
- Diagnóstico de los flujos de trabajo
- Organización documental
- Estructuración de SharePoint
- Creación de la base de conocimiento
- Configuración de agentes
- Integración con Outlook y Teams
- Creación de workflows
- Integración con CRM o ERP
- Definición de permisos
- Creación de cuadros de mando
- Formación de los usuarios
- Acompañamiento y mejora continua
La implementación no se limita a instalar una herramienta de inteligencia artificial. El objetivo es crear un proceso operativo integrado.
Correo recibido → cualificación → búsqueda → propuesta → aprobación → envío → seguimiento
Inteligencia artificial dentro de los procesos que ya existen
Desarrollamos agentes que trabajan con las herramientas, los documentos y los procesos que su organización ya usa.
El resultado es una operación comercial más rápida, estructurada y controlada — manteniendo siempre la decisión humana en los puntos críticos.
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