Agentes de IA para propostas e comunicação comercial numa empresa de engenharia
Do e-mail que chega à proposta enviada e acompanhada — com a decisão humana mantida nos pontos críticos.
O cliente
Empresa de engenharia e construção com atividade nacional e internacional, especializada em projetos técnicos, fiscalização, consultoria, gestão de obra e soluções de construção industrializada.
Trabalha com promotores imobiliários, arquitetos, empreiteiros, entidades públicas e clientes industriais.
Por razões de confidencialidade, este cenário não identifica uma organização específica. Representa um caso real de implementação desenvolvido pela Strong Answer para empresas com processos comerciais e técnicos semelhantes.
O desafio
A empresa recebia diariamente pedidos comerciais através de várias caixas de correio:
- Pedidos de proposta
- Consultas técnicas
- Pedidos de orçamento
- Convites para concursos
- Pedidos de esclarecimento
- Alterações ao âmbito dos projetos
- Envio de plantas e documentação
- Pedidos de acompanhamento
- Comunicações de clientes e parceiros
Cada oportunidade obrigava um colaborador a analisar o e-mail, consultar documentação anterior e reunir informação de várias fontes. Grande parte do tempo ia para tarefas repetitivas:
- Leitura e classificação de e-mails
- Pesquisa de propostas anteriores
- Procura de referências técnicas
- Identificação de informação em falta
- Preparação de respostas iniciais
- Criação de documentos comerciais
- Atualização do pipeline
- Acompanhamento de oportunidades sem resposta
A informação estava dispersa entre Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, documentos Word, folhas de Excel e aplicações de gestão.
A solução
Implementámos um modelo de agentes de inteligência artificial integrado com o Microsoft 365.
A solução transforma um e-mail comercial num processo estruturado, desde a receção do pedido até à preparação da proposta e ao acompanhamento da oportunidade.
Componentes principais
Cinco agentes, um processo
Cada agente trata de uma etapa. Juntos, cobrem o percurso completo de uma oportunidade comercial.
1. Triagem comercial
Analisa os e-mails recebidos e identifica empresa, contacto, tipo de pedido, especialidade de engenharia, localização, prazo de resposta, documentação anexada, prioridade, potencial comercial e informação em falta. Depois encaminha para o responsável adequado.
- Novo pedido de proposta
- Concurso
- Pedido de orçamento
- Alteração de projeto
- Pedido técnico
- Documentação recebida
- Acompanhamento comercial
- Parceiro ou fornecedor
- Comunicação administrativa
2. Qualificação de oportunidades
Transforma o conteúdo do e-mail numa ficha estruturada: nome do projeto, cliente, localização, tipo de edifício ou infraestrutura, área estimada, especialidades solicitadas, fase do projeto, prazos, documentos recebidos e requisitos obrigatórios. Quando faltam dados, prepara um e-mail com as perguntas necessárias.
3. Pesquisa de conhecimento
Consulta a informação interna autorizada — propostas anteriores, projetos semelhantes, apresentações, currículos da equipa, metodologias, referências técnicas, tabelas de preços, modelos de contrato e documentação de concursos — e apresenta ao responsável comercial o que é mais relevante para a nova oportunidade.
4. Preparação de propostas
Gera uma primeira versão a partir dos modelos aprovados: enquadramento, compreensão do projeto, objetivos, âmbito, especialidades, metodologia, fases, entregáveis, equipa, calendário, pressupostos, exclusões, condições comerciais e próximos passos. Valores e condições contratuais ficam sujeitos a validação humana.
5. Comunicação e acompanhamento
Prepara o e-mail de apresentação da proposta para revisão e aprovação. Depois do envio, regista a oportunidade no pipeline e acompanha propostas sem resposta, pedidos de esclarecimento, reuniões, alterações e prazos de concursos — criando tarefas no Planner, Lists ou CRM.
Um pedido, do princípio ao fim
Um cliente solicita uma proposta para serviços de engenharia e acompanhamento técnico de uma unidade industrial.
01
Análise automática
O agente identifica: pedido comercial, projeto industrial, necessidade de engenharia civil e eletrotécnica, documentação anexada, prazo de resposta de dez dias e ausência de informação sobre a área total.
02
Qualificação
É criada uma oportunidade no pipeline com os dados extraídos.
03
Pesquisa
O agente encontra três projetos anteriores com características semelhantes.
04
Preparação
É gerada uma primeira versão da proposta, com metodologia, fases, entregáveis e referências.
05
Validação
O diretor técnico confirma o âmbito e o departamento comercial valida os valores.
06
Envio
O agente prepara o e-mail final; a proposta segue depois de aprovada.
07
Acompanhamento
Sem resposta, o sistema prepara um e-mail de seguimento cinco dias úteis depois.
Três níveis de autonomia
O que o agente faz sozinho, o que precisa de aprovação e o que nunca faz — definido por escrito antes de arrancar.
Automático
O agente executa sem intervenção.
- Classificação de e-mails
- Extração de informação
- Organização de anexos
- Criação de oportunidades
- Atribuição de responsáveis
- Definição de prioridades
- Criação de tarefas
- Alertas de prazos
Sujeito a aprovação
O agente prepara e espera por uma pessoa.
- Respostas comerciais
- Pedidos de informação
- Propostas
- Alterações ao âmbito
- Valores
- Condições contratuais
- Envio de documentação ao cliente
Restrito
O agente nunca envia autonomamente.
- Compromissos financeiros
- Contratos
- Alterações de preço
- Pareceres técnicos finais
- Comunicações jurídicas
- Decisões com impacto contratual
É esta separação que torna a solução utilizável numa empresa onde uma proposta mal enviada tem consequências contratuais.
O que se procura obter
Num cenário deste tipo, os objetivos são:
- Reduzir o tempo de análise dos pedidos comerciais
- Diminuir o tempo de preparação de propostas
- Centralizar o conhecimento da empresa
- Garantir consistência nas comunicações
- Reduzir oportunidades esquecidas
- Melhorar o cumprimento de prazos
- Aumentar a capacidade comercial sem aumentar proporcionalmente a equipa
- Libertar engenheiros e gestores de tarefas administrativas repetitivas
Indicadores demonstrativos
Os valores abaixo são objetivos de referência para um projeto deste tipo — não são resultados medidos num cliente concreto.
- Redução entre 50% e 80% no tempo de preparação da primeira versão de uma proposta
- Classificação inicial dos e-mails em menos de um minuto
- Redução do tempo dedicado à pesquisa de documentos
- Acompanhamento de 100% das propostas em aberto
- Diminuição de pedidos comerciais sem resposta
- Maior reutilização de conhecimento e documentação existente
O que a Strong Answer faz
Analisamos os processos atuais da empresa e desenvolvemos uma solução adaptada à sua realidade. O projeto pode incluir:
- Diagnóstico dos fluxos de trabalho
- Organização documental
- Estruturação do SharePoint
- Criação da base de conhecimento
- Configuração de agentes
- Integração com Outlook e Teams
- Criação de workflows
- Integração com CRM ou ERP
- Definição de permissões
- Criação de dashboards
- Formação dos utilizadores
- Acompanhamento e melhoria contínua
A implementação não se limita a instalar uma ferramenta de inteligência artificial. O objetivo é criar um processo operacional integrado.
E-mail recebido → qualificação → pesquisa → proposta → aprovação → envio → acompanhamento
Inteligência artificial dentro dos processos que já existem
Desenvolvemos agentes que trabalham com as ferramentas, os documentos e os processos que a sua organização já usa.
O resultado é uma operação comercial mais rápida, estruturada e controlada — mantendo sempre a decisão humana nos pontos críticos.
Pretende algum esclarecimento?
Conte-nos o seu desafio. Respondemos rapidamente e sem qualquer compromisso.
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