Agentes de IA para tratamento de e-mail e apoio jurídico numa sociedade de advogados

1. Triagem jurídica

Analisa os e-mails recebidos nas caixas de correio autorizadas e identifica remetente, cliente, assunto jurídico, tipo de pedido, área de prática, grau de urgência, processo relacionado, advogado responsável, anexos, datas relevantes, potenciais prazos e informação em falta. Depois encaminha para o advogado ou departamento adequado.

• Novo potencial cliente
• Cliente existente
• Pedido de consulta
• Contrato para análise
• Processo judicial
• Notificação
• Assunto laboral
• Assunto fiscal
• Assunto societário
• Operação imobiliária
• Cobrança
• Pedido administrativo
• Comunicação de parceiro
• Faturação e honorários

2. Identificação de cliente e processo

Compara o remetente, o assunto e os anexos com a informação autorizada existente no SharePoint e no Exchange Online para identificar o cliente, o número interno do processo, a contraparte, o advogado responsável e a documentação associada. Quando encontra uma correspondência segura, associa o e-mail e os anexos à respetiva ficha — quando não encontra, o e-mail fica pendente de validação humana.

3. Análise de anexos

O Claude analisa contratos, notificações, atas, certidões, escrituras, procurações, decisões judiciais e documentação fiscal ou laboral, e extrai partes envolvidas, datas, valores, obrigações, prazos, cláusulas relevantes, condições de renovação, causas de resolução, penalizações e documentação em falta. A análise é apresentada como apoio ao advogado e não como decisão jurídica final.

4. Controlo de prazos

Quando um e-mail ou documento contém uma data potencialmente relevante — prazo para contestação, data de audiência, renovação contratual, prazo de denúncia, data de escritura, data-limite de um concurso — o agente identifica-a e cria uma proposta de tarefa ou alerta, sujeita a confirmação. Depois de validada, é registada no sistema de gestão, no Planner, nas Lists ou no calendário interno.

5. Pesquisa jurídica interna

Permite pesquisar em linguagem natural a documentação que a sociedade já tinha no SharePoint: pareceres anteriores, contratos, minutas, modelos de cartas, procurações, propostas de honorários, memorandos e respostas anteriores a situações semelhantes. Devolve os documentos relevantes, os excertos relacionados, a localização no SharePoint e o processo associado.

• Exemplo: «Localiza contratos de prestação de serviços com cláusulas de exclusividade, renovação automática e denúncia antecipada»

6. Resumo de processos

Antes de uma reunião ou de assumir um processo, o advogado pode pedir um resumo do que existe: identificação do cliente, contexto, partes envolvidas, principais acontecimentos, documentação recebida, posição atual, comunicações mais recentes, prazos identificados, tarefas pendentes e questões que necessitam de decisão. Reduz o tempo necessário para reconstruir manualmente o histórico de um assunto.

7. Preparação de respostas

Prepara um rascunho adaptado ao cliente, à área jurídica, ao processo, ao nível de formalidade, ao idioma e aos modelos internos da sociedade — confirmação de receção, pedido de documentação em falta, esclarecimento de procedimentos, proposta de reunião, atualização do estado de um processo ou resposta preliminar. Respostas com aconselhamento jurídico, conclusões legais ou compromissos para a sociedade ficam sempre sujeitas a aprovação de um advogado.

8. Preparação de documentos e abertura de clientes

A partir de modelos aprovados, prepara primeiras versões de contratos, adendas, cartas, notificações, procurações, atas, memorandos, pareceres e propostas de honorários — sempre para revisão. Num pedido de potencial cliente, estrutura a informação inicial e prepara a checklist de identificação, documentação em falta, verificação de conflitos e condições de contratação. Nenhum cliente é aceite automaticamente.