KI-Agenten für Angebote und Vertriebskommunikation in einem Ingenieurbüro
Von der eingehenden E-Mail bis zum versendeten und nachverfolgten Angebot — mit der menschlichen Entscheidung an allen kritischen Punkten.
Der Kunde
Ein national und international tätiges Ingenieur- und Bauunternehmen, spezialisiert auf technische Planung, Bauüberwachung, Beratung, Baumanagement und industrialisierte Baulösungen.
Es arbeitet mit Projektentwicklern, Architekten, Bauunternehmen, öffentlichen Auftraggebern und Industriekunden.
Aus Vertraulichkeitsgründen benennt dieses Szenario keine konkrete Organisation. Es steht für eine reale Umsetzung, die Strong Answer für Unternehmen mit vergleichbaren kaufmännischen und technischen Prozessen entwickelt hat.
Die Ausgangslage
Das Unternehmen erhielt täglich kaufmännische Anfragen über mehrere Postfächer:
- Angebotsanfragen
- Technische Anfragen
- Preisanfragen
- Einladungen zu Ausschreibungen
- Rückfragen zur Klärung
- Änderungen am Projektumfang
- Zusendung von Plänen und Unterlagen
- Anfragen zum Sachstand
- Mitteilungen von Kunden und Partnern
Jede Gelegenheit zwang eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter dazu, die E-Mail zu prüfen, frühere Unterlagen einzusehen und Informationen aus mehreren Quellen zusammenzutragen. Ein Großteil dieser Zeit entfiel auf wiederkehrende Aufgaben:
- E-Mails lesen und klassifizieren
- Frühere Angebote suchen
- Technische Referenzen heraussuchen
- Fehlende Informationen erkennen
- Erste Antworten vorbereiten
- Vertriebsdokumente erstellen
- Die Pipeline aktualisieren
- Unbeantwortete Gelegenheiten nachfassen
Die Informationen lagen verstreut in Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und Verwaltungsanwendungen.
Die Lösung
Wir haben ein Modell aus KI-Agenten umgesetzt, das in Microsoft 365 integriert ist.
Die Lösung macht aus einer kaufmännischen E-Mail einen strukturierten Prozess — vom Eingang der Anfrage über die Angebotserstellung bis zur Nachverfolgung der Gelegenheit.
Hauptkomponenten
Fünf Agenten, ein Prozess
Jeder Agent übernimmt eine Etappe. Zusammen decken sie den gesamten Weg einer Vertriebsgelegenheit ab.
1. Kaufmännische Triage
Prüft die eingehenden E-Mails und erkennt Unternehmen, Ansprechpartner, Anfrageart, Fachrichtung, Standort, Antwortfrist, beigefügte Unterlagen, Priorität, kaufmännisches Potenzial und fehlende Angaben. Anschließend leitet sie an die zuständige Person weiter.
- Neue Angebotsanfrage
- Ausschreibung
- Preisanfrage
- Projektänderung
- Technische Anfrage
- Eingegangene Unterlagen
- Kaufmännische Nachverfolgung
- Partner oder Lieferant
- Administrative Mitteilung
2. Qualifizierung der Gelegenheit
Wandelt den Inhalt der E-Mail in einen strukturierten Datensatz um: Projektname, Kunde, Standort, Gebäude- oder Infrastrukturtyp, geschätzte Fläche, angefragte Fachrichtungen, Projektphase, Fristen, erhaltene Dokumente und Pflichtanforderungen. Fehlen Angaben, bereitet er eine E-Mail mit den nötigen Rückfragen vor.
3. Wissensrecherche
Durchsucht die freigegebenen internen Informationen — frühere Angebote, ähnliche Projekte, Präsentationen, Lebensläufe des Teams, Methodiken, technische Referenzen, Preistabellen, Vertragsvorlagen und Ausschreibungsunterlagen — und legt der Vertriebsverantwortlichen das für die neue Gelegenheit Relevanteste vor.
4. Angebotserstellung
Erzeugt aus den freigegebenen Vorlagen eine erste Fassung: Rahmen, Projektverständnis, Ziele, Umfang, Fachrichtungen, Methodik, Phasen, Leistungen, Team, Terminplan, Annahmen, Ausschlüsse, kaufmännische Bedingungen und nächste Schritte. Beträge und Vertragsbedingungen bleiben freigabepflichtig.
5. Kommunikation und Nachverfolgung
Bereitet das Anschreiben zum Angebot zur Prüfung und Freigabe vor. Nach dem Versand erfasst er die Gelegenheit in der Pipeline und verfolgt unbeantwortete Angebote, Rückfragen, Termine, Änderungen und Ausschreibungsfristen — mit Aufgaben in Planner, Lists oder im CRM.
Eine Anfrage, von Anfang bis Ende
Ein Kunde fragt ein Angebot für Ingenieurleistungen und die technische Begleitung einer Industrieanlage an.
01
Automatische Analyse
Der Agent erkennt: kaufmännische Anfrage, Industrieprojekt, Bedarf an Bau- und Elektrotechnik, beigefügte Unterlagen, Antwortfrist von zehn Tagen und fehlende Angabe zur Gesamtfläche.
02
Qualifizierung
Mit den ausgelesenen Daten wird eine Gelegenheit in der Pipeline angelegt.
03
Recherche
Der Agent findet drei frühere Projekte mit ähnlichen Merkmalen.
04
Erstellung
Eine erste Angebotsfassung wird erzeugt, mit Methodik, Phasen, Leistungen und Referenzen.
05
Freigabe
Die technische Leitung bestätigt den Umfang, der Vertrieb prüft die Beträge.
06
Versand
Der Agent bereitet die finale E-Mail vor; das Angebot geht nach Freigabe hinaus.
07
Nachverfolgung
Bleibt eine Antwort aus, bereitet das System fünf Arbeitstage später eine Nachfass-E-Mail vor.
Drei Autonomiestufen
Was der Agent allein tut, was eine Freigabe braucht und was er nie tut — vor dem Start schriftlich festgelegt.
Automatisch
Der Agent handelt ohne Eingriff.
- E-Mails klassifizieren
- Informationen auslesen
- Anhänge ablegen
- Gelegenheiten anlegen
- Verantwortliche zuweisen
- Prioritäten setzen
- Aufgaben anlegen
- Fristwarnungen
Freigabepflichtig
Der Agent bereitet vor und wartet auf einen Menschen.
- Kaufmännische Antworten
- Informationsanfragen
- Angebote
- Änderungen am Umfang
- Beträge
- Vertragsbedingungen
- Versand von Unterlagen an den Kunden
Gesperrt
Diese Dinge versendet der Agent nie eigenständig.
- Finanzielle Verpflichtungen
- Verträge
- Preisänderungen
- Endgültige fachliche Stellungnahmen
- Rechtliche Mitteilungen
- Entscheidungen mit vertraglicher Wirkung
Erst diese Trennung macht die Lösung in einem Unternehmen einsetzbar, in dem ein falsch versendetes Angebot vertragliche Folgen hat.
Was mit dem Projekt erreicht werden soll
In einem Szenario dieser Art lauten die Ziele:
- Die Analysezeit kaufmännischer Anfragen verkürzen
- Die Zeit für die Angebotserstellung verringern
- Das Wissen des Unternehmens bündeln
- Einheitlichkeit in der Kommunikation sicherstellen
- Weniger vergessene Gelegenheiten
- Die Einhaltung von Fristen verbessern
- Die Vertriebskapazität erhöhen, ohne das Team im gleichen Maß zu vergrößern
- Ingenieurinnen und Führungskräfte von wiederkehrender Verwaltungsarbeit entlasten
Beispielhafte Kennzahlen
Die folgenden Werte sind Referenzziele für ein Projekt dieser Art — es handelt sich nicht um bei einem konkreten Kunden gemessene Ergebnisse.
- 50 bis 80 Prozent weniger Zeit für die erste Fassung eines Angebots
- Erste E-Mail-Klassifizierung in unter einer Minute
- Weniger Zeitaufwand für die Dokumentensuche
- Nachverfolgung von 100 Prozent der offenen Angebote
- Weniger unbeantwortete kaufmännische Anfragen
- Stärkere Wiederverwendung vorhandenen Wissens und vorhandener Unterlagen
Was Strong Answer leistet
Wir analysieren die aktuellen Prozesse des Unternehmens und entwickeln eine auf seine Realität zugeschnittene Lösung. Das Projekt kann umfassen:
- Analyse der Arbeitsabläufe
- Dokumentenorganisation
- Strukturierung von SharePoint
- Aufbau der Wissensdatenbank
- Konfiguration der Agenten
- Integration mit Outlook und Teams
- Entwicklung von Workflows
- Anbindung an CRM oder ERP
- Festlegung der Berechtigungen
- Aufbau von Dashboards
- Schulung der Anwender
- Begleitung und laufende Verbesserung
Die Umsetzung beschränkt sich nicht darauf, ein KI-Werkzeug zu installieren. Ziel ist ein integrierter betrieblicher Prozess.
E-Mail empfangen → Qualifizierung → Recherche → Angebot → Freigabe → Versand → Nachverfolgung
Künstliche Intelligenz innerhalb der bestehenden Prozesse
Wir entwickeln Agenten, die mit den Werkzeugen, Dokumenten und Prozessen arbeiten, die Ihre Organisation bereits nutzt.
Das Ergebnis ist ein schnellerer, besser strukturierter und kontrollierter Vertriebsbetrieb — mit der menschlichen Entscheidung an allen kritischen Punkten.
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