KI-Agenten für Unternehmen
Die Arbeit, die sich jeden Tag wiederholt — erledigt, bevor Sie dazu kommen, und fertig zur Freigabe übergeben.
Ein Agent liest die eingehende Post, sortiert das Dringende aus, erkennt worum es geht und bereitet die Antwort mit der Historie dieses Kunden vor. Dasselbe gilt für Dokumente, Anfragen und Fristen.
Er verbindet sich mit den Systemen, die Sie bereits haben. Er ersetzt Ihre Werkzeuge nicht — er arbeitet in ihnen.
- Über 25 Jahre IT-Erfahrung
- Der Agent bereitet vor, die Freigabe bleibt immer bei Ihnen
- Der Agent respektiert die bereits bestehenden Berechtigungen
- Anbindung an die Systeme, die Sie bereits nutzen
- Ein Support-Team mit Vertrag, nicht nur eine Implementierung
- Kosten pro Anwendungsfall vor dem Start geschätzt
Ein Arbeitstag, automatisiert
Am einfachsten erklärt sich ein Agent, wenn man eine E-Mail vom Eingang bis zum Feierabend begleitet.
08:00 — Liest, was hereingekommen ist
Geht die Post der Nacht durch und trennt drei Dinge: was heute eine Antwort braucht, was warten kann, und was reine Information ist und nichts verlangt.
08:02 — Erkennt, worum es geht
Angebotsanfrage, Störungsmeldung, Rechnung, Reklamation, Bewerbung, Spam. Jede Art geht an die zuständige Person, ohne durch alle Postfächer zu laufen.
08:05 — Bereitet die Antwort vor
Bei den Fällen, die sich wiederholen, hinterlässt er einen Entwurf mit der Historie dieses Kunden und den Daten, die zitiert werden müssen. Er legt ihn bereit — er versendet ihn nicht.
08:10 — Meldet, was zählt
Ein wichtiger Kunde hat geschrieben. Eine Anfrage liegt seit drei Tagen ohne Antwort. Eine Bestellung ist über die übliche Frist hinaus. Was außergewöhnlich ist, wird gemeldet; was Routine ist, nicht.
18:00 — Schließt den Tag ab
Eine Übersicht über das, was eingegangen ist, was unbeantwortet blieb und was morgen eine Entscheidung braucht. Ein Dokument statt eines vollen Postfachs.
Derselbe Ablauf gilt für eingehende Dokumente, für Anfragen über die Website oder für näher rückende Fristen. Die E-Mail ist nur das anschaulichste Beispiel.
Der Agent bereitet vor. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Die erste Frage, die jeder dazu stellt, ist immer dieselbe: Und wenn er einem meiner Kunden Unsinn antwortet?
Die Antwort lautet: Das tut er nicht, denn nicht er versendet. Der Agent hält vor jeder Handlung mit Außenwirkung an und wartet auf Bestätigung.
- Automatisch — lesen, klassifizieren, Anhänge ablegen, Aufgaben anlegen, Fristen melden
- Freigabepflichtig — Antworten an Kunden, Angebote, Beträge, Versand von Unterlagen
- Gesperrt — finanzielle Verpflichtungen, Verträge, Preisänderungen, endgültige fachliche Stellungnahmen und rechtliche Mitteilungen gehen nie allein hinaus
- Die drei Stufen werden vorab schriftlich mit Ihnen festgelegt
- Es bleibt festgehalten, wer was wann freigegeben hat
Das ist keine Regel, die jemand in einen Workflow geschrieben hat und die bei einer späteren Änderung untergehen kann — so funktioniert die Plattform. Deshalb versprechen wir auch keine null Fehler: Wir versprechen, dass kein Fehler das Haus verlässt, ohne dass ein Mensch ihn gesehen hat.
Wo sich ein Agent lohnt
Das sind die Fälle, in denen wir echten Nutzen sehen. Jeder beginnt mit einer Analyse Ihrer konkreten Situation — keine zwei Unternehmen haben denselben Ablauf.
E-Mail-Triage und Antwortentwürfe
Liest den Posteingang, trennt Dringendes von Nicht-Dringendem, kategorisiert nach Art und bereitet Entwürfe mit der Kundenhistorie vor. Meldet, was unbeantwortet geblieben ist.
Für alle, die viel erhalten und spät antworten.
Dokumentenextraktion
Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und PDFs werden gelesen und in Daten umgewandelt, die direkt in die Verwaltungssysteme übernommen werden können. Bei größeren Mengen kostet die Stapelverarbeitung etwa die Hälfte.
Für alle, die monatlich Hunderte Dokumente erhalten.
Assistent für die eigene Dokumentation
Antwortet aus Ihren Handbüchern, Verträgen und Verfahren und nennt zu jeder Antwort die Quelle. Nicht «die KI sagt», sondern «steht in Klausel 4 des Vertrags».
Für Teams, die Zeit mit der Suche nach vorhandenen Informationen verlieren.
First-Level-Support
Beantwortet, was sich wiederholt — auf der Website, per E-Mail oder über WhatsApp — und gibt an eine Person ab, sobald es vom Erwartbaren abweicht. Die Eskalationsregeln bestimmen Sie.
Für alle, die täglich dieselben zehn Fragen beantworten.
Automatische Berichte und Zusammenfassungen
Der Agent erzeugt die Datei — Excel, Word oder Präsentation — mit dem, was eingegangen ist, was offen ist und was eine Entscheidung braucht.
Für alle, die Stunden damit verbringen, zusammenzutragen, was bereits in den Systemen steht.
Überwachung und Warnungen
Zu lange unbeantwortete Anfragen, näher rückende Fristen, ungewöhnliche Muster. Läuft selbstständig und informiert, wer es wissen muss.
Für das, was üblicherweise aus Vergesslichkeit scheitert und nicht aus Kapazitätsmangel.
Angebote und Vertriebsdokumente
Entwürfe aus Ihren eigenen Vorlagen und der Kundenhistorie, fertig zur Prüfung und Unterschrift.
Für Vertriebsteams, die Aufträge durch späte Angebote verlieren.
Verbindet sich mit dem, was Sie schon nutzen
Ein Agent ist nur dann nützlich, wenn er an die echten Informationen des Unternehmens gelangt. Sie müssen die Werkzeuge nicht wechseln — wir arbeiten mit denen, die Sie bereits haben.
Kommunikation
- Microsoft 365 — E-Mail und Kalender
- Microsoft Teams
- WhatsApp und Support-Kanäle
Dokumente
- SharePoint und OneDrive
- Netzlaufwerke und Archive
- PDFs, Tabellen und Scans
Geschäft
- Verwaltungs- und Fakturierungssoftware
- CRM und Kundenhistorie
- Eigene Systeme über Ihre API
Wo es keine fertige Anbindung gibt, bauen wir die Integration. Es ist dieselbe Arbeit wie immer — nur sitzt jetzt ein Agent auf der anderen Seite.
Nicht alles sollte ein Agent sein
Eine Aufgabe mit festen Regeln — wenn der Betreff dies enthält, lege es dort ab — ist als einfache Automatisierung günstiger, schneller und zuverlässiger. Dafür braucht es überhaupt keine künstliche Intelligenz.
Ein Agent lohnt sich, wenn die Entscheidung verlangt, den Text zu verstehen:
- Erkennen, dass eine E-Mail dringend ist, ohne dass das Wort «dringend» darin steht
- Eine Reklamation von einer Informationsanfrage unterscheiden
- Eine Rechnung in einem nie zuvor gesehenen Format lesen
- Einen langen Verlauf zusammenfassen und die tatsächlich getroffene Entscheidung herausziehen
- Eine Frage beantworten, deren Antwort über drei Dokumente verteilt ist
Wir sagen Ihnen, wenn es sich nicht lohnt. Lieber verlieren wir ein Projekt, als etwas einzurichten, das mehr kostet, als es spart.
Einfache Automatisierung oder Agent?
Beide lösen unterschiedliche Probleme und bestehen häufig nebeneinander im selben Unternehmen.
| Einfache Automatisierung | KI-Agent | |
|---|---|---|
| Wie entschieden wird | Regeln, die jemand geschrieben hat | Interpretiert den Inhalt |
| Wann es scheitert | Wenn ein nicht vorgesehener Fall auftaucht | Wenn die Anfrage mehrdeutig ist — dann fragt er nach |
| Kosten | Fest und niedrig | Nach Nutzung, vorab geschätzt |
| Am besten für | Verschieben, kopieren, benachrichtigen | Lesen, klassifizieren, formulieren, zusammenfassen |
Lässt sich Ihr Fall mit Regeln lösen, sagen wir es Ihnen und bauen die einfache Automatisierung.
Wir verkaufen keinen Agenten an jemanden, der einen Mailfilter braucht.
Ihre Daten
Ein Unternehmenspostfach enthält personenbezogene Daten. Ein Agent, der es liest, verarbeitet personenbezogene Daten, und daraus folgen Pflichten, die nicht optional sind.
Deshalb klären wir diesen Punkt, bevor die erste Zeile Konfiguration geschrieben wird:
- Wir legen mit Ihnen schriftlich fest, welche Daten zur Verarbeitung übermittelt werden dürfen und welche außen vor bleiben
- Bei einer Microsoft-nativen Umsetzung verlässt die Verarbeitung Ihre eigene Microsoft-Umgebung nicht
- Der Zugriff erfolgt über Anwendungsanmeldedaten mit minimalem Umfang, begrenzt auf das, was der Anwendungsfall erfordert
- Der Agent respektiert die bestehenden Berechtigungen: Niemand sieht plötzlich, was er vorher nicht sehen konnte
- Protokoll der ausgeführten Aktionen und der Personen, die sie freigegeben haben
- Aufbewahrungsfristen, ausgeschlossene Dokumentarten und Rechtsgrundlage werden vor dem Start bewertet
Wir können die technische Bewertung der Verarbeitung unterstützen, das ersetzt jedoch weder eine Rechtsberatung noch die Arbeit eines Datenschutzbeauftragten.
So setzen wir um
01
Analyse
Wir ermitteln, wo die Zeit verloren geht. Am Ende steht eine Liste möglicher Anwendungsfälle mit einer monatlichen Kostenschätzung für jeden.
02
Pilot mit einem einzigen Fall
Wir wählen einen Prozess und bringen ihn im echten Betrieb zum Laufen, mit menschlicher Freigabe für alles, was nach außen geht. Erst messen, dann ausweiten.
03
Anbindung der Systeme
Wir richten die Zugriffe ein, legen fest, was bestätigt werden muss, und halten den vereinbarten Umfang schriftlich fest.
04
Betrieb und Wartung
Modelle ändern sich und Integrationen brechen. Wir begleiten, korrigieren und justieren nach — mit demselben Team, das bereits Ihren Support sicherstellt.
Was es kostet
Ein Agent hat zwei Kostenblöcke: die einmalige Implementierung und die laufende Nutzung, die monatlich anfällt und mit dem Volumen wächst.
Den zweiten nennt Ihnen fast niemand vorab. Wir schätzen ihn in der Analyse anhand des tatsächlichen Volumens Ihres Unternehmens:
- Wie viele E-Mails, Dokumente oder Anfragen pro Monat
- Welcher Anteil vollständig gelesen werden muss und welcher schnelle Triage ist
- Ob es saisonale Spitzen gibt
- Welche bereits bezahlten Werkzeuge sich nutzen lassen
Manches ist günstiger als gedacht: Kontext, der sich bei jedem Aufruf wiederholt, wird wiederverwendet und kostet nur einen Bruchteil, und die Stapelverarbeitung kostet etwa die Hälfte. Das fließt in die Schätzung ein.
Reale Fälle
Zwei unterschiedliche Branchen, dasselbe Prinzip: Der Agent ordnet und bereitet vor, der Mensch entscheidet. Jeder Fall beschreibt den vollständigen Ablauf, die festgelegten Autonomiestufen und das, was der Agent nie allein tut.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Der Agent bereitet vor und hält an. Versenden, Löschen oder Ändern erfordert immer die Bestätigung einer Person. Welche Aktionen freigabepflichtig sind, legen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen fest.
Nein. Wir binden an das an, was Sie bereits nutzen — E-Mail, Dokumente, Verwaltung, CRM. Wo es keine fertige Anbindung gibt, bauen wir die Integration.
Er irrt sich, wie jedes System. Genau deshalb geht nichts mit Außenwirkung ohne menschliche Freigabe hinaus, und genau deshalb beginnen wir mit einem Piloten für einen einzigen Fall, der im echten Betrieb gemessen wird, bevor wir ausweiten.
Das hängt von der Lösung ab. Bei einer Microsoft-nativen Umsetzung findet die Verarbeitung innerhalb der eigenen Microsoft-Umgebung Ihres Unternehmens statt und die Daten verlassen sie nicht. Ist die KI-Engine extern, legen wir vor dem Start schriftlich fest, welche Daten zur Verarbeitung übermittelt werden dürfen, welche Dokumente ausgeschlossen sind und wie lange etwas aufbewahrt wird. Diese Bewertung ist Teil der Analyse.
Nein. Ein Chatbot unterhält sich. Ein Agent führt aus: Er liest, klassifiziert, fragt Systeme ab, erzeugt Dateien und bereitet Aktionen vor. Der automatisierte Kundendienst ist nur einer der Anwendungsfälle.
Das hängt vom Fall und von den nötigen Anbindungen ab. Der Pilot eines Prozesses ist bewusst kurz — es geht darum, früh zu messen, nicht alles auf einmal zu liefern. Den Zeitplan legen wir nach der Analyse vor.
Das ist der übliche Weg. Man beginnt mit einem Fall, misst und weitet erst danach aus. Jeder neue Prozess wird genauso bewertet, einschließlich der Frage, ob er überhaupt ein Agent sein sollte.
Dasselbe Team, das bereits Hunderte von Unternehmen betreut. Wir übergeben kein Projekt und verschwinden — Modelle ändern sich, Integrationen brechen, und das erfordert Begleitung.
Beginnen Sie mit einem Prozess, nicht mit einer Revolution
Am schnellsten finden Sie heraus, ob sich das für Sie lohnt, indem Sie eine täglich wiederkehrende Aufgabe auswählen und messen, was sie heute kostet.
Diese Analyse machen wir gemeinsam mit Ihnen und sagen Ihnen offen, ob es sich lohnt — auch dann, wenn die Antwort Nein lautet.
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