KI-Agenten für E-Mail-Bearbeitung und juristische Unterstützung in einer Anwaltskanzlei
Von der eingehenden E-Mail bis zur geordneten Akte — wobei stets die Anwältin oder der Anwalt entscheidet, was juristisch ist.
Der Mandant
Eine Anwaltskanzlei mit Tätigkeitsschwerpunkten im Handels-, Gesellschafts-, Arbeits-, Immobilien- und Steuerrecht sowie im Prozessrecht.
Sie arbeitet mit Unternehmen, Privatpersonen, ausländischen Investoren und Berufskollegen und erhält täglich ein erhebliches Aufkommen an E-Mails, Dokumenten, Verträgen, Zustellungen und Prüfungsaufträgen.
Was die Kanzlei bereits nutzte
Aus Vertraulichkeitsgründen benennt dieses Szenario keine konkrete Kanzlei. Es steht für ein exemplarisches Umsetzungsmodell, das Strong Answer für juristische Organisationen mit vergleichbaren Abläufen entwickelt hat.
Die Ausgangslage
Die Kanzlei erhielt täglich E-Mails zu:
- Neuen Beratungsanfragen
- Von Mandanten übersandten Unterlagen
- Verträgen zur Prüfung
- Gerichtlichen Zustellungen
- Mitteilungen von Gerichten
- Anfragen für Rechtsgutachten
- Arbeitsrechtlichen Angelegenheiten
- Immobilientransaktionen
- Gründung und Änderung von Gesellschaften
- Forderungseinzug
- Sachstandsanfragen zu Verfahren
- Kommunikation mit Steuerberatern, Banken, Notaren und Behörden
Jede E-Mail musste gelesen, klassifiziert und manuell weitergeleitet werden. In vielen Fällen mussten die Anwältinnen und Anwälte zusätzlich:
- Mandant und Akte identifizieren
- Frühere Unterlagen suchen
- Den E-Mail-Verlauf durchsehen
- Verträge und Gutachten heraussuchen
- Anhänge prüfen
- Fristen erkennen
- Eine erste Antwort vorbereiten
- Die Aktenverantwortlichen informieren
- Die Dokumente in SharePoint ablegen
Die Informationen verteilten sich auf Postfächer, SharePoint-Ordner, Word-Dokumente, PDF-Dateien, Excel-Tabellen und Unterhaltungen in Microsoft Teams.
Diese Zersplitterung erschwerte:
- Das schnelle Auffinden von Informationen
- Die Verfolgung der Verfahren
- Die Fristenkontrolle
- Die Einheitlichkeit der Antworten
- Die Wiederverwendung juristischen Wissens
- Die effiziente Verteilung der Arbeit
Die Lösung
Wir haben eine KI-Lösung umgesetzt, die in die bereits genutzte Microsoft-365-Umgebung der Kanzlei integriert ist.
Als KI-Engine kommt Claude zum Einsatz, um E-Mails auszuwerten, Kommunikation zusammenzufassen, Anfragen zu klassifizieren, Dokumente zu analysieren, Informationen auszulesen, internes Wissen zu durchsuchen, Antworten vorzubereiten und die Erstellung juristischer Dokumente zu unterstützen.
Die Anbindung erfolgt über eine kontrollierte Schicht zwischen Microsoft 365 und dem KI-Dienst, mit Berechtigungen, Zugriffsregeln und Prüfmechanismen.
Hauptkomponenten
Acht Agenten, ein Prozess
Jeder Agent übernimmt eine Etappe im Weg einer E-Mail — vom Eingang bis zur Ablage. Keiner von ihnen entscheidet Rechtsfragen.
1. Juristische Triage
Prüft die in den freigegebenen Postfächern eingehenden E-Mails und erkennt Absender, Mandant, Rechtsgegenstand, Anfrageart, Rechtsgebiet, Dringlichkeit, zugehörige Akte, zuständige Anwältin, Anhänge, relevante Daten, mögliche Fristen und fehlende Angaben. Anschließend leitet sie an die zuständige Person oder Abteilung weiter.
- Potenzieller Neumandant
- Bestandsmandant
- Beratungsanfrage
- Vertrag zur Prüfung
- Gerichtsverfahren
- Zustellung
- Arbeitsrechtliche Angelegenheit
- Steuerrechtliche Angelegenheit
- Gesellschaftsrechtliche Angelegenheit
- Immobilientransaktion
- Forderungseinzug
- Administrative Anfrage
- Mitteilung eines Berufskollegen
- Abrechnung und Honorare
2. Zuordnung von Mandant und Akte
Gleicht Absender, Betreff und Anhänge mit den freigegebenen Informationen in SharePoint und Exchange Online ab, um Mandant, interne Aktennummer, Gegenseite, zuständige Anwältin und zugehörige Unterlagen zu bestimmen. Bei einer sicheren Übereinstimmung ordnet er E-Mail und Anhänge der Akte zu — andernfalls bleibt die E-Mail zur menschlichen Prüfung liegen.
3. Analyse der Anhänge
Claude analysiert Verträge, Zustellungen, Protokolle, Bescheinigungen, Urkunden, Vollmachten, Gerichtsentscheidungen sowie steuer- und arbeitsrechtliche Unterlagen und liest Beteiligte, Daten, Beträge, Pflichten, Fristen, wesentliche Klauseln, Verlängerungsbedingungen, Kündigungsgründe, Vertragsstrafen und fehlende Unterlagen aus. Die Auswertung dient der Unterstützung, nie als abschließende rechtliche Entscheidung.
4. Fristenkontrolle
Enthält eine E-Mail oder ein Dokument ein möglicherweise relevantes Datum — Erwiderungsfrist, Verhandlungstermin, Vertragsverlängerung, Kündigungsfrist, Beurkundungstermin, Ausschreibungsschluss — erkennt der Agent es und legt eine Aufgabe oder Warnung zur Bestätigung an. Nach der Freigabe wird sie in der Aktenverwaltung, in Planner, in Lists oder im internen Kalender eingetragen.
5. Interne juristische Recherche
Ermöglicht die Suche in natürlicher Sprache in den Unterlagen, die die Kanzlei bereits in SharePoint hatte: frühere Gutachten, Verträge, Muster, Briefvorlagen, Vollmachten, Honorarangebote, Vermerke und frühere Antworten auf ähnliche Sachverhalte. Zurück kommen die relevanten Dokumente, die passenden Textstellen, der Ablageort in SharePoint und die zugehörige Akte.
- Beispiel: «Finde Dienstleistungsverträge mit Exklusivitäts-, automatischen Verlängerungs- und vorzeitigen Kündigungsklauseln»
6. Zusammenfassung von Akten
Vor einem Termin oder bei der Übernahme einer Akte lässt sich eine Zusammenfassung des Vorhandenen abrufen: Mandant, Hintergrund, Beteiligte, wesentliche Ereignisse, eingegangene Unterlagen, aktueller Stand, jüngste Korrespondenz, erkannte Fristen, offene Aufgaben und entscheidungsbedürftige Fragen. Das verkürzt die Zeit, um den Verlauf einer Sache von Hand zu rekonstruieren.
7. Vorbereitung von Antworten
Erstellt einen Entwurf, angepasst an Mandant, Rechtsgebiet, Akte, Förmlichkeitsgrad, Sprache und die internen Vorlagen der Kanzlei — Eingangsbestätigung, Anforderung fehlender Unterlagen, Erläuterung von Abläufen, Terminvorschlag, Sachstandsmitteilung oder vorläufige Antwort. Antworten mit Rechtsberatung, rechtlichen Schlussfolgerungen oder Verpflichtungen der Kanzlei sind stets freigabepflichtig.
8. Dokumentenerstellung und Mandatsanbahnung
Aus freigegebenen Vorlagen erstellt er erste Fassungen von Verträgen, Nachträgen, Schreiben, Zustellungen, Vollmachten, Protokollen, Vermerken, Gutachten und Honorarangeboten — immer zur Prüfung. Bei der Anfrage eines möglichen Neumandanten strukturiert er die Erstinformation und bereitet die Checkliste für Identifikation, fehlende Unterlagen, Konfliktprüfung und Mandatsbedingungen vor. Kein Mandat wird automatisch angenommen.
Ein Vertrag zur Prüfung, von Anfang bis Ende
Ein Mandant übersendet einen Gewerbemietvertrag und bittet um eine dringende Prüfung vor der Unterzeichnung.
01
Klassifizierung
Der Agent erkennt: Bestandsmandant, Immobilienrecht, Auftrag zur Vertragsprüfung, PDF im Anhang, die im Schreiben genannte Frist und die für den Mandanten zuständige Anwältin.
02
Zuordnung
Die E-Mail wird der entsprechenden Akte in SharePoint zugeordnet.
03
Erste Analyse
Claude erkennt Laufzeit, Mietzins, Kaution, Wertsicherungsklauseln, Instandhaltungspflichten, Kündigungsbedingungen, Vertragsstrafen, Sicherheiten und Klauseln, die Aufmerksamkeit erfordern könnten.
04
Zusammenfassung
Es entsteht eine Zusammenfassung des Vertrags samt Liste der Klauseln, die geprüft werden sollten.
05
Aufgabe
Eine Aufgabe mit der vom Mandanten genannten Frist wird vorgeschlagen.
06
Antwort
Der Agent bereitet eine E-Mail vor, die den Eingang bestätigt und mitteilt, dass das Dokument geprüft wird.
07
Freigabe
Die Anwältin prüft die Zusammenfassung, sieht den Vertrag durch und gibt die Antwort frei oder ändert sie.
08
Ablage
E-Mail, Vertrag und Zusammenfassung liegen geordnet in der entsprechenden Akte in SharePoint.
Ein potenzieller Neumandant
Ein Unternehmen bittet per E-Mail um Unterstützung in einem arbeitsrechtlichen Streit.
01
Auslesen der Angaben
Der Agent erfasst Unternehmen, Ansprechpartner, betroffene Beschäftigte, Art des Konflikts, genannte Daten, erhaltene Unterlagen und die angegebene Dringlichkeit.
02
Erste Prüfung
Er sucht, ob bereits Informationen zu den Beteiligten vorliegen, und bereitet die Grundlagen für die Konfliktprüfung vor.
03
Fehlende Angaben
Er stellt fest, dass Arbeitsvertrag, frühere Korrespondenz, Lohnabrechnungen, Disziplinarakte und die vollständige Bezeichnung der Beteiligten fehlen.
04
Vorbereitete Antwort
Es entsteht ein Entwurf, der die nötigen Unterlagen anfordert und ein Erstgespräch vorschlägt.
05
Freigabe
Die Antwort wird vor dem Versand geprüft, und die Mandatsannahme bleibt von den internen Abläufen der Kanzlei abhängig.
Drei Autonomiestufen
In einer Anwaltskanzlei ist der Schutz der Informationen eine zentrale Anforderung. Die Lösung wird mit Autonomiestufen konfiguriert, die vor dem Start schriftlich festgelegt werden.
Automatisch
Der Agent handelt ohne Eingriff.
- E-Mails klassifizieren
- Mandanten und Akten zuordnen
- Informationen auslesen
- Anhänge ablegen
- Zusammenfassungen erstellen
- Mögliche Fristen erkennen
- Aufgaben zur Prüfung anlegen
- Interne Weiterleitung
- Antwortentwürfe vorbereiten
Freigabepflichtig
Der Agent bereitet vor und wartet auf eine Anwältin oder einen Anwalt.
- Antworten an Mandanten
- Anforderung von Unterlagen
- Honorarangebote
- Juristische Dokumente
- Nach außen versandte Zusammenfassungen
- Aktualisierung von Fristen
- Anlage neuer Akten
- Kommunikation mit Gerichten oder Behörden
Gesperrt
Diese Dinge entscheidet der Agent nie eigenständig.
- Rechtliche Strategien
- Mandatsannahme
- Bestehen von Interessenkonflikten
- Abschließende rechtliche Auslegung
- Einreichung von Schriftsätzen
- Vertragliche Verpflichtungen und Honorarhöhen
- Vergleiche, Anerkenntnisse und Klagerücknahmen
- Rechtlich bindende Mitteilungen
Erst diese Trennung macht die Lösung mit der anwaltlichen Berufsausübung vereinbar: Der Agent ordnet und bereitet vor, die Anwältin entscheidet.
Vertraulichkeit und Zugriffskontrolle
Die Lösung respektiert die in Microsoft 365 bestehenden Berechtigungen: Jede Person sieht nur Informationen, zu denen sie ohnehin Zugang hatte.
Das System lässt nicht zu, dass jemand Informationen zu Akten einsieht, für die keine Berechtigung besteht.
- Mehrstufige Authentifizierung
- Berechtigungen je Mandant und Akte
- Sicherheitsgruppen
- Protokollierung der Zugriffe
- Prüfung der Aktionen
- Trennung zwischen Rechtsgebieten
- Kontrolle vertraulicher Dokumente
- Aufbewahrungsrichtlinien
- Verhinderung unbefugter Weitergabe
- Menschliche Freigabe
- Protokollierung der erzeugten Inhalte
Was vor der Umsetzung bewertet wird
Die Anbindung an Claude wird gemäß den von der Kanzlei festgelegten Datenschutz-, Vertraulichkeits- und Verarbeitungsrichtlinien konfiguriert. Vor dem Start bewerten wir gemeinsam:
- Welche Daten zur Verarbeitung übermittelt werden dürfen
- Ausgeschlossene Dokumentarten
- Aufbewahrungsfristen
- Ort und Art der Datenverarbeitung
- Die anwendbare Rechtsgrundlage
- Verschwiegenheitspflichten
- Berufsrechtliche und regulatorische Anforderungen
Was mit dem Projekt erreicht werden soll
In einem Szenario dieser Art lauten die wesentlichen Ziele:
- Die Zeit für die E-Mail-Triage verkürzen
- Das Auffinden von Informationen beschleunigen
- Die Organisation der Akten verbessern
- Die Zeit für die erste Dokumentenprüfung verringern
- Das Risiko vergessener E-Mails senken
- Die Fristenkontrolle unterstützen
- Die Einheitlichkeit der Antworten verbessern
- Verwaltungsarbeit reduzieren
- Anwältinnen und Anwälten ermöglichen, sich auf rechtliche Analyse und Entscheidung zu konzentrieren
- Die Reaktionsfähigkeit erhöhen, ohne das Team im gleichen Maß zu vergrößern
Beispielhafte Kennzahlen
Die folgenden Werte sind geschätzte Ziele für ein Projekt dieser Art — es handelt sich nicht um nachgewiesene Ergebnisse eines realen Mandanten.
- 40 bis 70 Prozent weniger Zeit für die erste Triage
- Dokumentzusammenfassungen in wenigen Minuten
- 30 bis 60 Prozent weniger Zeit für die Aktensuche
- Erste E-Mail-Klassifizierung in unter einer Minute
- Automatische Ablage der eingegangenen Anhänge
- Verlässlichere Verfolgung der erkannten Fristen
- Weniger Zeitaufwand für erste Antworten und Dokumente
Was Strong Answer leistet
Wir analysieren die Abläufe der Kanzlei und entwickeln eine Lösung, die zu ihrer Struktur, ihren Rechtsgebieten und ihren Sicherheitsrichtlinien passt. Das Projekt kann umfassen:
- Analyse der bestehenden Abläufe
- Ordnung der Postfächer
- Strukturierung von SharePoint
- Aufbau der Wissensdatenbank
- Überprüfung der Berechtigungen
- Integration mit Exchange Online
- Konfiguration von Claude
- Aufbau der Agenten
- Entwicklung von Workflows
- Erstellung von Formularen
- Anbindung an Verwaltungssysteme
- Aufbau von Dashboards
- Einrichtung der Protokollierung
- Schulung der Anwender
- Begleitung und laufende Verbesserung
Die Umsetzung besteht nicht darin, dem E-Mail-Postfach künstliche Intelligenz hinzuzufügen. Ziel ist ein integrierter und kontrollierter Prozess.
E-Mail empfangen → Zuordnung → Klassifizierung → Aktenzuordnung → Analyse → Aufgabe → Antwortentwurf → menschliche Freigabe → Ablage
Künstliche Intelligenz in der juristischen Arbeit
Wir entwickeln KI-Lösungen, die in Microsoft 365, Exchange Online und SharePoint integriert sind.
Sie helfen Anwaltskanzleien, Informationen zu ordnen, Verwaltungsaufgaben zu beschleunigen und die juristische Arbeit zu unterstützen — unter Wahrung der Vertraulichkeit, der Zugriffskontrolle und der menschlichen Freigabe in den entscheidenden Momenten.
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